Um dos serviços mais importantes no cotidiano de uma empresa são as compra de materiais e serviços. Por esse motivo, a responsabilidade das aquisições, técnicas, standard ou sob medida fica a cargo do departamento de compras, que centraliza procedimentos como: orçamentos, solicitação de pedidos, recebimento de mercadorias ou contratação dos prestadores de serviços.
Desse modo, para alcançar resultados positivos é preciso que o comprador organize o trabalho em etapas, de forma a obter o melhor custo-benefício para empresa. Normalmente, os processos começam pela tomada de preços (3 ou mais orçamentos), a fim de analisar as seguintes condições: preço, prazo de entrega e modo de pagamento.
É importante destacar que existem várias demandas no trabalho da equipe de compras, cada qual com caraterísticas específicas, ciclos de compra, prazos e complexidades distintas. Sendo assim, para alcançar uma compra bem-sucedida, o responsável deve conhecer detalhadamente os produtos da organização, de modo a entregar o melhor resultado às organizações.
Como nem sempre é possível que o profissional de compras consiga atender todas as demandas da empresa, é altamente recomendável a contratação de uma consultoria, seja terceirizada ou do próprio fornecedor. Com mais pessoas focadas no departamento, é possível atender com mais agilidade as solicitações encaminhadas.
Organização das atividades
Inicialmente é preciso esclarecer que não se pode comparar a compra de um material de escritório com a aquisição de um Porta-Paletes, por exemplo. Um produto padrão (ativo no catálogo) apresenta características bem definidas, sendo assim, a ocorrência de eventuais desvios interferem no resultado da aplicação.
Com esse entendimento, é preciso reforçar que quanto maior o valor do bem, maior a responsabilidade na assertividade da compra. Isso é fundamental, pois, se a etapa inicial for efetivada de modo errado, corre-se o riscos de os objetivos não serem atingidos.
Vale destacar que na compra técnica alguns fatores serão avaliados, e não somente, o menor preço. Entre os principais itens estão: o escopo do projeto, capacidade técnica, referência, know-how.
Desse modo, para realizar uma compra técnica, é necessário:
Levantamento do escopo
Qual a demanda, detalhes e características do produto solicitado?
Qual a responsabilidade técnica relacionada ao serviço? Envolve segurança, custos, vidas?
Análise de custos
É importante reforçar que o preço não deve ser o único critério na escolha do fornecedor, ainda que um dos principais objetivos do departamento de compras seja a efetivação de bons negócios, com valores mais competitivos. No entanto, existem critérios técnicos que precisam ser observados, para evitar dissabores futuros.
Análise do fornecedor
Contar com fornecedores parceiros, comprometidos e que forneçam produtos de qualidade é o desejo de todos os compradores, não é mesmo? Por isso, é importante ter informações importantes sobre as empresas, entre elas: saúde financeira, trajetória, experiência e cases de sucesso. Do mesmo modo, é importante ter um fornecedor capacitado para prestar consultoria ou ajudar o profissional de compras a entender todos os pontos da solução oferecida.
Portanto, depois realizar as análises elencadas, o comprador terá mais segurança para tomar a melhor decisão e escolher com responsabilidade, o fornecedor que responderá pela compra técnica.
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