O inventário de estoque é um dos processos que mais importam em uma empresa, porque podem minimizar perdas de várias ordens. Das avarias aos erros operacionais, se os dados não forem confiáveis, até as vendas podem ser prejudicadas. Por isso, é uma atividade relevante!
Imagine o transtorno de informar que há produtos em estoque quando não há. É o chamado risco de stockout. Ou o contrário: quando se faz uma grande compra de mercadorias sem necessidade real. Assim, cria-se um super estoque com itens parados por mais tempo. Em ambos casos, há prejuízos.
Portanto, para ter um setor menos suscetível a erros, com informações atualizadas, o inventário é uma ação resolutiva. É um processo que classifica, identifica e contabiliza as mercadorias armazenadas. O que permite uma visão completa de valores e posições dos itens.
Dessa forma, há três principais motivações para criar um inventário de estoque otimizado:
- Levantamento de dados: contabilizando os itens estocados,
- Arrolamento de produtos: com registros e conferências de produtos e
- Avaliação do estoque: analisando o valor dos itens e calculando o capital.
Por exemplo, permite a comparação com o valor do estoque antes e depois dos eventos comerciais de fim de ano, como Black Friday e Natal. Assim como permite iniciar janeiro com a contabilidade atualizada, planejando as novas compras de forma mais assertiva.
As melhores estratégias para otimizar o inventário de estoque
Dada a importância do inventário de estoque, a pergunta-chave agora é: como realizar o processo de maneira otimizada, de modo realmente eficiente? Para responder essa dúvida, selecionamos as principais e melhores estratégias usadas na indústria atualmente.
1 – Tenha um bom planejamento
O inventário não deve ser uma atividade que acontece do nada. O processo precisa ser planejado, tanto em data e horário quanto em objetivo e tempo de execução.
Para criar esse cronograma do serviço, uma boa ideia é fazer as contas sobre a quantidade de produtos, a dificuldade em manuseá-los e a habilidade do pessoal envolvido. Tudo isso conta para chegar na melhor previsibilidade acerca da tarefa.
O roteiro para a execução também deve ser apresentado nesse planner de inventário. Nele, traga a definição da contagem, que pode ser em sequência ou paralelo, do centro para as extremidades ou o contrário, de cima para baixo ou o inverso, e assim por diante.
2 – Invista na capacitação das pessoas
Outra das estratégias que tornam o processo do inventário mais eficaz está relacionada às pessoas. Além de selecionar os colaboradores que vão participar da contagem, organização e avaliação de mercadorias, vale a pena formar equipes e realizar treinamentos.
O mais comum é que quem atua nesse setor fique responsável pela coordenação e gestão da atividade. Inclusive, atentando-se à distribuição de tarefas e comunicação. Já a capacitação traz vantagens na hora de lidar com situações imprevistas, como falta ou avaria de itens.
Sabia que, muitas vezes, o armazenamento incorreto de produtos pode causar perdas, além de ser muito perigoso? O conceito sobre o uso de sistemas apropriados para seu negócio vai muito além da organização. É uma maneira de manter a boa gestão logística e a produtividade nesse setor.
Uma pesquisa da UNIESP concluiu que “a partir da causa e efeito, concluímos que a maioria das causas de problemas de inventário tem como sua origem a mão de obra, caracterizando assim como resolução um processo eficaz de treinamento”.
3 – Utilize as melhores ferramentas
O uso de ferramentas é uma ótima estratégia porque permite utilizar a tecnologia como aliada. Atualmente, o uso do sistema WMS é bastante comum – no lugar de planilhas e papéis, tornando-se fundamental para parametrizar as informações dos produtos, diz o Sebrae.
Nesse sentido, é um programa que auxilia no cadastramento de embalagens e integração entre vários setores, como estoque e vendas. Assim, diminuem-se as chances de erro, que poderiam causar um verdadeiro efeito-dominó em diversos processos da empresa.
As ferramentas físicas, como equipamentos de transporte e elevação, também merecem atenção nessa hora. Então, a melhor forma é a de movimentar cargas para a contagem em solo ou serão usados outros equipamentos para contagem vertical? É uma reflexão importante.
4 – Não esqueça da organização
A parte da organização, que erroneamente muitas vezes é esquecida, pode ser o maior diferencial para otimizar o inventário de estoque. Afinal, imagine que produtos podem estar em posições ou corredores que não são correspondentes à seção deles?
Também nessa hora, ter estruturas de armazenagem condizentes com o negócio faz a diferença. Em algumas situações, a leitura por código de barras, que costuma acontecer em caixas paletizadas, é uma ideia. Ou armazenar em estantes e drive in pode ser melhor.
O ideal é que o estoque tenha a melhor estrutura para a empresa porque, assim, cria-se uma armazenagem inteligente, personalizada e customizada. O objetivo não é organizar apenas o inventário, mas mantê-lo assim durante todas as etapas, como nas vendas.
Clique aqui e veja como ter mais produtividade no estoque com os sistemas de armazenagem ISMA.
5 – Execute seguindo o plano
A execução do inventário é sobre colocar todas as engrenagens para funcionar: método, pessoas e ferramentas. Por isso, o alinhamento se faz tão importante. É aqui que acontece o trabalho operacional, inclusive, com a necessidade de coordenação e liderança.
Durante a execução devem acontecer as metodologias utilizadas no estoque. Por exemplo, o FIFO (First In, First On). O que indica que o primeiro a entrar também é o primeiro a sair. Tem o just in time e a Curva ABC, também, indicadas para diversos setores.
Em outros casos, como no agronegócio, os métodos podem ser outros. Ao passo que Porta-Paletes e drives são importantes para facilitar esse trabalho operacional. Já no setor farmacêutico-hospitalar é preciso ainda mais cuidado com o armazenamento dos itens.
6 – Avalie e aplique os resultados na operação
Essa é uma das estratégias que funcionam muito bem no inventário de estoque, assim como em toda gestão: o acompanhamento de resultados. Uma decisão interessante é a de ter KPIs exclusivos para essa tarefa. Além disso, os indicadores de desempenho podem ser compatíveis com os sistemas WMS.
Por exemplo, o conceito de nível de paridade indica a quantidade mínima que um determinado item precisa ter em estoque. Isso permite mais rapidez nas entregas, considerando o tempo que o produto retorna ao estoque. Dessa forma, o inventário auxilia na análise.
Ainda como acompanhamento e análise de resultados, surge o plano de contingência. A partir dele, é possível prever problemas e criar soluções rápidas. É o que acontece quando há exageros no estoque ou até mesmo quando há falta de espaço para novas compras.
Aumento de vendas inesperado? É hora de expandir o estoque
Existe uma situação que deixa muitos gestores preocupados: as vendas inesperadas. É claro que a notícia é boa, afinal, as vendas sempre são positivas. No entanto, onde estocar mais mercadorias, se os espaços disponíveis estão ocupados? Uma ideia para solucionar isso vem das estruturas.
Acima, falamos sobre o uso delas para organizar produtos. Só que também servem para otimizar o espaço disponível, sendo que muitas vezes dá para aumentar a quantidade de estocados sem precisar de mudanças estruturais. Algumas ideias acontecem com a verticalização e mezaninos.
Temos um e-book gratuito que menciona tudo sobre os sistemas de armazenagem: o que é, os tipos, as limitações, as particularidades e os diferenciais. Nele, estude as possibilidades para o seu negócio e descubra de que maneira a ISMA pode contribuir com o seu crescimento:
